轻松地建立和

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编者注：正在为您的企业寻找文档管理软件？请填写以下调查问卷，以便我们的供应商合作伙伴联系您，了解您的需求。 文件管理技巧 为了保证文档安全且易于访问，了解如何正确设置和维护数字档案至关重要。以下 10 条文件管理技巧可帮助您入门。 1. 使用文档管理系统将文档数字化。 建立数字档案的第一步是扫描文档或将现有记录导入集中系统。文档管理系统旨在让您更维护业务所需记录的完整数字档案。 “记录可以在收到或处理时进行扫描……或者你可以指派一名内部员工按商定的频率分批扫描，频率范围从每天到每年，”芝加哥文档成像公司 Datamation 的负责人 Jim Collins 说道。


“如果你不想使用内部资源，你可以将这项工作外包给文档扫描服务机构，他们可以检查你的记录，批量扫描所有内容并向你提供数字文件。” 2. 将文档扫描到您的文档管理软件中。 纸质记录的数字化始于一个称为文档成像的过程；它涉及将文档扫描到文档管理软件中。大多数文档管理系统使用一种称为光学字符识别 (OCR) 的方法，根据文档内容自动识别和索引文档。 “如今的 OCR 程序非常智能，可以准确检测出大量印刷和手写文本，”InTempo Software 营销总监 Faith Kubicki 说道。




“也就是说，每个程序的准确率取决于输入系统的文档质量。如果页面有污渍或污点，或者图像模糊，程序可能很难识别信息。” 虽然大部分数字化过程可以通过文档成像实现自动化，但准确性至关重要。数字化档案的下一步是建立质量控制系统。 3.注重质量控制。 为了确保正确捕获文档，许多文档管理系统允许您设置“自定义置信率”。这个术语意味着软件只接受符合特定阈值的文件。例如，如果软件认为其对文档的成像准确率为 90%，但您的自定义置信率为 95%，则未经人工审核和批准，该文档将不会被接受。