组织有效工作会议的说明

[kumartk]

在最佳条件下召开的工作会议成为一种宝贵的工具。它使您能够汇集并融合每个人的想法，同时做出有效的决策。因此，提前准备会议非常重要，这样会议才能富有成效。然而，组织工作会议并不总是那么容易，尤其是第一次。因此，您必须遵循一定数量的步骤才能有效地组织工作会议。

定义目标
选择参与者
定义结构
选择正确的支持
尊重时间表
遵循计划
应用基本规则


CTA 提高项目的盈利能力，准确监控项目的进展

Kiwili ERP 和会议：
在详细介绍会议准备之前，您知道 Kiwili ERP 可以如何帮助您吗？首先，瑞士数字数据 您可以将 Kiwili API 与您的日历连接起来。因此，您将自动创建与该事件链接的任务。其次，您可以创建项目跟踪模板来跟踪您的会议。然后，在每个项目中，您可以创建一个名为“会议”或“会议”的步骤，在其中添加您在会议上花费的时间，以及讨论部分中的重要元素。

提前准备工作会议
ERP工作会议
会议不能临时凑合，必须提前准备，这样才能富有成效。您的期望是什么？谁将出席会议？你的支持是什么？如何安排会议？为了开展富有成效的工作，找到问题的答案至关重要。

定义目标
专注于特定主题至关重要。为此，组织会议的必备工具是什么？议程必须提前确定。这涉及定义会议的精确目标，从而能够实现最终结果，同时避免纠缠于不适当的主题。



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有哪些不同类型的会议？
选择适合您目的的会议模式。有不同类型的会议：

的介绍，
项目进展，
降序信息，
信息上升，
集思广益，
解决问题
以期进行谈判。
选择会议参与者
参与者
不应随机选择参与者。参与者必须对工作会议做出贡献，最重要的是必须有参与的兴趣。他们必须使会议设定的目标得以实现。我们必须实现富有成效的团队合作。您还可以看到团队合作的技巧。此外，与会者的选择将根据会议的主题和技术性进行定向。根据目的，您的选择将是技术专家或功能专家。

定义会议结构
如何召开工作会议？该结构必须能够实现目标。这就是为什么会议的进展必须有计划。

首先，让与会者知道会议将在哪里举行。所选地点必须明亮、隔音并适合参与者的数量。同时，输入日期和时间。必须根据每个参与者的空闲时间以及会议计划的时间来选择它们。平均计划时间为 30 至 45 分钟。

日记
除此之外，您可能会失去读者的全部注意力。最重要的是，不要忘记提前通知参与者会议的地点、日期和时间。为避免忘记，请使用 Outlook、 Google 日历或其他日历管理工具向参与者发送日历邀请。如果计划召开工作会议，最后却没有人出席，那将是一种耻辱。接下来，提前发送会议计划。该计划将成为您会议的指导原则。同样，必须给参与者时间准备会议并确保他们能够出席。

选择有效的支持
会议会议
必须有工作文件作为会议的支持。
一般来说，PowerPoint 非常常用于演示和信息共享。然而，使用仪表板更常见于集思广益和解决问题。根据计划的会议类型调整您的演示文稿。

另一个需要注意的要点是，演示应该是动态的、生动的、有趣的。它必须吸引参与者的注意力，同时激发他们的好奇心。此外，它应该只包含会议期间讨论的重要想法。避免阅读幻灯片，以免失去参与者，这可能对会议的其余部分有害。您当然不希望在会议的其余部分中有惰性的参与者。同样，我们建议您准备好工作文件，除了演示之外，它们还可以作为工作会议的支持。它的文档可以是技术文档或原型甚至模型。

恭喜您，会议取得成功！
正如您所理解的，当您不知道如何进行时，会议计划很快就会变得复杂。幸运的是，如今已经存在高效的管理软件。例如， Kiwili是一款管理软件，可以轻松管理您的项目和任务。

完成会议计划后，您还有最后一步：召开会议。

会议进展
会议的顺利进行取决于许多因素，例如遵守日程安排、计划和进行方式。下面您将找到一些使您的工作会议富有成效的技巧。

尊重时间表
尊重您和同事的日程安排非常重要。从会议开始起就要准时，避免迟到。同样，不要超过会议的结束时间，因为每个协作者都会根据会议的结束时间计划他们的活动。通常喜欢 30 到 45 分钟的会议，并避免超过 50 分钟，以便让参与者充分集中注意力。

遵循会议计划
坚持原来的计划。我们不能忘记，会议的目的是为了实现最初的目标，避免跑题。特别是，如果出现偏离主题的情况，作为主持人，您的职责是重新构建主题。

应用基本规则
尊重这些基本规则非常重要，例如在听众面前讲话，建立每个人都必须遵守的行为规则，或者在会议结束时用几句话总结要点。提醒每个人已分配的任务和截止日期。如果可能的话，在最后计划下一次约会或后续步骤。

这次会议是做好工作的重点。智能准备和动画将您的会议变成富有成效的工作工具。然后你就成功实现了你的最终目标。